A regulamentação é o primeiro e mais importante passo para uma empresa poder operar de maneira sólida e legal, e o Brasil é o país dos empreendedores, porém, a dificuldade de acessar serviços de contabilidade por parte de muitos empreendedores pode atrasar seu desenvolvimento. É para solucionar esses dilemas que a contabilidade digital surge no meio empresarial.
O que é contabilidade digital?
Podemos definir a Contabilidade Digital como um conjunto de práticas e fenômenos que surgiram com a transformação digital do Mercado como um todo. Esses implementos digitalizaram muitos processos no dia a dia da atividade contábil das empresas, facilitando o itinerário de todas as partes envolvidas.
A possibilidade de operar de maneira remota diminuiu consideravelmente os custos operacionais dos contadores, facilitando, inclusive, que muitos profissionais pudessem abrir seus próprios escritórios para prestar serviços com preços mais competitivos, atendendo a negócios menores e ajudando mais empreendimentos a alçarem voo.
Os benefícios da contabilidade digital
Além de aumentar a facilidade de oferta e acesso, tanto para empreendedores regulamentarem sua situação e ficarem sempre em dia com o fisco como para contadores terem mais estrutura para oferecer seus serviços de maneira profissional, há muitas outras características e benefícios que vêm junto dessas inovações, confira algumas a seguir:
Poupa tempo, espaço e dinheiro
Se a imagem que vem até sua cabeça ao falarmos de contadores é uma sala com montanhas de notas a serem lançadas, você consegue imaginar bem o volume de material que um escritório precisa manejar diariamente. Agora imagine se tudo isso pudesse ser armazenado de maneira digital.
O principal trunfo da contabilidade digital é diminuir uma série de custos e desperdícios: antigamente, cada nota precisava ser faturada individualmente; um office boy buscava os malotes, o escritório faturava e precisava manter tudo em uma sala claustrofóbica de arquivos e mais arquivos que, em dois ou três meses, irão direto para o lixo, sendo usados no máximo três vezes.
Em tempos de empreendedorismo verde, esse desperdício beira o ofensivo. Agora imagine, em tempos de distanciamento social e protocolos virais, os riscos que um office boy corre ao visitar diversos clientes, manuseando e trazendo papéis de diferentes lugares para dentro do escritório. Pois é, um risco que não precisaria ser corrido.
Graças à digitalização, tudo isso pode ser feito online, o envio, o armazenamento, que nunca é perdido e, mais do que isso, a autenticação de documentos, através de serviços de autenticação digital, que permitem um escritório atender clientes remotamente à quilômetros e quilômetros de sua sede.
Não é difícil deduzir o volume de mão de obra, materiais de escritório e tempo que são poupados com essa digitalização de processos, e tudo isso se reflete em economia no honorário do cliente e nos custos do próprio escritório.
Organização e segurança
A automatização promovida pela contabilidade digital, que organiza documentos na nuvem, facilita em muito a organização e acesso desses documentos através de critérios diversos de categorização e, mais do que isso, oferecem um nível alto de segurança de dados.
Nas plataformas de contabilidade é possível restringir o acesso de determinados arquivos mais confidenciais e manter os segredos fiscais de uma empresa muito bem criptografados em um ambiente particular e livre de riscos.
Facilidade e transparência para o lojista
A experiência do usuário é sempre o foco da transformação digital. E podemos dizer que, graças a ela, cada vez mais empreendedores e colaboradores conseguem ter uma visão ampla dos processos que envolvem sua atividade.
Os principais responsáveis por esse nível de transparência são os Sistemas ERP, softwares que automatizam a gestão do ambiente, desde o recebimento, categorização e descrição de produtos até os relatórios de vendas, que são automatizados e preparados diretamente para a contabilidade digital.
O mais interessante desse tipo de sistema é sua capacidade de escalabilidade, e quando somamos a ele o outro item essencial para o varejo, que são os sistemas TEF, podemos dizer que o cliente já está bem preparado para o universo da contabilidade digital.
Os sistemas TEF são responsáveis por oferecer diversos meios de pagamento aos clientes, conciliar as vendas com cartões e manter um registro detalhado das vendas. Registro que pode ser exportado diretamente para a plataforma de contabilidade do escritório.
Planejamento fiscal e comercial
Graças às oportunidades que o sistema TEF junto do ERP oferecem, é possível as cabeças da empresa gerarem relatórios diversificados com importantes métricas, para descobrir os produtos com melhor saída, os horários de pico, o volume de impostos e taxas pagos, a taxa média de lucro e o nível de produtividade.
À prova de erros
Graças à inteligência artificial e a velocidade do manejo de dados, os erros são cada vez menos comuns no ambiente contábil, pois é possível validar dados de diferentes maneiras para garantir que não haja erros e, havendo alguma inconsistência, a facilidade em retificação é muito maior através dos meios digitais.
O ganho com a otimização e validação de dados permite que os contadores tenham mais tempo hábil para lidar com o atendimento individual dos clientes, humanizando todo o processo e podendo auxiliá-los dentro das melhores práticas.
Cada dia mais a contabilidade digital e as tecnologias que a envolve se tornam verdadeiros kits de sobrevivência dentro da transformação digital, garantindo resultados otimizados e muito mais segurança para seu empreendimento. Aqui no blog da GETCard você confere as melhores informações sobre esse universo para estar sempre atualizado.
