A IA no financeiro pode ajudar a interpretar relatórios de vendas, calcular indicadores e identificar padrões nos dados da operação. No varejo, essas ferramentas permitem transformar informações do PDV em análises que apoiam a tomada de decisão.
Para obter resultados úteis, porém, a qualidade dos dados é fundamental. Informações incompletas ou registradas incorretamente podem comprometer cálculos de ticket médio, margem, recebíveis e outros indicadores.
Com uma base organizada, a inteligência artificial pode apoiar diferentes tarefas da gestão financeira. Confira 5 prompts e veja como utilizá-los na análise dos dados do seu negócio!
Quais as vantagens da IA na gestão financeira?
A IA no financeiro pode reduzir o tempo necessário para interpretar grandes volumes de informações. Em vez de analisar cada linha de uma planilha individualmente, o gestor pode solicitar cálculos, comparações e identificação de padrões.
A tecnologia também pode apoiar a análise de indicadores como ticket médio, margem e distribuição das vendas por meios de pagamento. Dessa forma, relatórios extensos podem ser transformados em informações mais fáceis de consultar.
A IA, porém, deve funcionar como ferramenta de apoio. Resultados e recomendações precisam ser conferidos antes de serem utilizados em decisões financeiras.
Como preparar os dados financeiros para análise com IA?
Antes de utilizar uma ferramenta de IA, organize os dados que serão analisados. Relatórios estruturados facilitam a identificação das informações e reduzem o risco de interpretações incorretas.
Sempre que possível, os registros devem partir dos próprios sistemas utilizados na operação. A integração entre PDV, ERP e meios de pagamento reduz a necessidade de inserir novamente valores e outras informações.
Soluções como o Smart TEF em sistemas ERP podem fazer parte desse fluxo ao integrar pagamentos ao sistema utilizado no estabelecimento. Assim, os relatórios podem reunir informações das transações de maneira mais organizada.
Como criar prompts para análise financeira?
Um prompt é a instrução fornecida à ferramenta de IA. Para análises financeiras, o comando deve informar o contexto, explicar quais dados estão sendo apresentados e definir claramente o resultado esperado.
Por exemplo, em vez de solicitar apenas “analise minhas vendas”, informe quais indicadores devem ser calculados e como a resposta precisa ser apresentada. Uma estrutura simples pode seguir três elementos:
- Papel: informe qual perspectiva a IA deve adotar, como analista financeiro ou gestor de tesouraria.
- Contexto: explique quais informações serão fornecidas e o período analisado.
- Tarefa: determine os cálculos, comparações ou análises que devem ser realizados.
Com essas informações, o comando fica mais específico e facilita a conferência posterior do resultado.
1. Prompt para analisar os meios de pagamento
Entender como as vendas estão distribuídas entre Pix, débito e crédito ajuda a visualizar a participação de cada forma de pagamento no faturamento.
Prompt:
“Atue como um analista financeiro de varejo. Analise as transações abaixo e:
- Agrupe o faturamento total e o percentual por meio de pagamento: Pix, débito, crédito à vista e crédito parcelado.
- Identifique qual modalidade apresentou o maior volume.
- Compare os prazos de recebimento informados nos dados.
- Apresente os resultados em uma tabela.
[Cole os dados do relatório aqui]”
O resultado pode ajudar o gestor a visualizar quais formas de pagamento possuem maior participação nas vendas e como elas se distribuem no período analisado.
2. Prompt para identificar divergências no fechamento
Conferir diferenças entre os valores registrados no PDV e aqueles processados pelo meio de pagamento é uma etapa importante para a automação de caixa.
Prompt:
“Atue como um auditor interno. Compare as colunas ‘Valor lançado no PDV’ e ‘Valor processado’ dos dados abaixo.
Identifique as linhas em que houver diferença entre os valores e apresente em uma tabela: data, identificação da transação, valor do PDV, valor processado e diferença encontrada.
Ao final, calcule o valor total das divergências.
[Cole os dados do relatório aqui]”
Depois da análise, as divergências identificadas devem ser verificadas nos registros originais antes de qualquer ajuste financeiro.
3. Prompt para calcular ticket médio e margem
O ticket médio ajuda a entender quanto os clientes gastam, em média, por compra. Quando analisado com informações de custos e margem, pode oferecer uma visão mais completa sobre o desempenho das vendas.
Prompt:
“Atue como um analista de negócios. Com base nos dados de vendas e custos abaixo:
- Calcule o ticket médio geral e por turno.
- Identifique os três produtos ou categorias com maior margem.
- Identifique os três produtos ou categorias com menor margem.
- Apresente os cálculos utilizados e organize os resultados em uma tabela.
[Cole os dados de vendas e custos aqui]”
É importante fornecer dados de custos suficientes para o cálculo da margem. Caso contrário, a ferramenta não terá informações para determinar esse indicador corretamente.
4. Prompt para conferir taxas de pagamentos
Comparar as taxas contratadas com os valores efetivamente descontados pode ajudar a localizar diferenças nos recebíveis e facilitar a conferência financeira.
Prompt:
“Atue como um analista de conciliação financeira. Compare as taxas contratadas abaixo com as taxas efetivamente aplicadas às transações.
Identifique os registros em que houver diferença e apresente: identificação da transação, taxa contratada, taxa aplicada e diferença em reais.
Ao final, some o valor total das divergências encontradas.
[Informe as taxas contratadas]
[Cole o relatório de transações aqui]”
A análise deve ser comparada posteriormente aos contratos e relatórios oficiais das empresas envolvidas no processamento dos pagamentos.
5. Prompt para analisar o capital de giro
Comparar contas a pagar e recebíveis ajuda a identificar períodos em que as entradas previstas podem não ser suficientes para cobrir as obrigações da empresa, impactando o capital de giro do negócio.
Prompt:
“Atue como um gestor de tesouraria. Analise o cronograma de recebíveis e as contas a pagar apresentados abaixo.
Identifique os dias em que as saídas previstas são superiores às entradas e calcule a diferença em cada data.
Organize o resultado em uma tabela com data, entradas, saídas e saldo projetado. Depois, indique quais períodos exigem maior atenção do gestor.
[Cole os dados de recebíveis e contas a pagar aqui]”
Essa projeção funciona como apoio ao planejamento. Decisões sobre crédito, antecipação de recebíveis ou outros recursos financeiros devem considerar custos, contratos e a situação da empresa.
Como validar as respostas geradas pela IA?
Os resultados da IA no financeiro devem ser tratados como apoio à análise, e não como substitutos da conferência dos dados. Antes de tomar uma decisão, compare os cálculos com os relatórios originais.
Uma prática útil é selecionar algumas transações e refazer manualmente os cálculos apresentados. Também verifique se a ferramenta interpretou corretamente colunas, datas, taxas e formas de pagamento.
Dados financeiros ou pessoais sensíveis também exigem cuidado. Antes de inserir informações em uma ferramenta de IA, verifique suas políticas de privacidade e as regras adotadas pela empresa para o tratamento desses dados.
Como a integração do PDV contribui para as análises?
A qualidade da análise começa na origem das informações. Quando valores precisam ser digitados em diferentes sistemas, aumenta a possibilidade de divergências entre o pagamento realizado e o registro utilizado nos relatórios.
A integração entre PDV, ERP e meios de pagamento pode reduzir essas etapas manuais. Com as soluções da GetCard, por exemplo, o fluxo de pagamento pode ser conectado diretamente ao sistema do estabelecimento, permitindo até a automatização de cobranças, como o QR Code Pix no PDV.
Já recursos de conciliação ajudam a organizar a conferência das transações e dos recebíveis. Assim, a empresa pode trabalhar com relatórios mais estruturados antes de realizar análises com ferramentas de inteligência artificial.
Use a IA como apoio à gestão financeira
A IA no financeiro pode agilizar cálculos, comparações e análises de vendas, mas a qualidade das respostas depende dos dados fornecidos e da clareza dos prompts utilizados.
Com informações organizadas e resultados devidamente conferidos, a tecnologia pode se tornar uma ferramenta de apoio para acompanhar indicadores e compreender melhor o desempenho da operação. Conheça o Smart TEF da GetCard e veja como integrar os pagamentos ao PDV para organizar o fluxo de informações da sua operação.
